Intervista

Che evoluzioni tecnologiche sono possibili per il mondo del retail sotto il profilo finanziario?

Il mondo variegato del retail è a tutti gli effetti assimilabile, nei suoi fondamentali, al mondo tradizionale delle imprese quando si tratta di gestione finanziaria: incassare denaro e spenderlo, con le due voci di entrate e uscite, profitti e perdite, fatturati e spese. Spendere però è decisamente più complesso: ogni decisione di spesa deve essere motivata da ragioni di business e gestita a livello amministrativo in modo preciso, seguendone tutti i passaggi. In Italia il 45% delle attività di tenuta dei libri paga, il 49% di quelle di rilascio e gestione di ricevute/fatture e il 41% dell’integrazione dei dati nei sistemi contabili viene ancora effettuato a mano.  I retailer oggi devono gestire più budget in più sedi, affrontando imprevisti, un mondo sempre più cashless e un forte endemico turnover di staff. Questo può rendere difficile avere una visione accurata delle spese o gestire efficacemente il flusso di cassa, soprattutto quando diversi team e soggetti differenti pagano con contanti.

Una soluzione come la nostra, Soldo, risponde alla complessità della gestione di questi costi: consente ai retailer di controllare le spese dei dipendenti, quelle dei diversi negozi in ogni geografia e quelle dell’azienda in un unico luogo, evitando il caos causato dai processi manuali: un anello tecnologico e user-friendly capace di portare efficienza in ogni fase della catena, dalla decisione all’esecuzione fino alla riconciliazione, superando processi spesso lenti, manuali e ripetitivi.

La nostra piattaforma è capace di integrarsi con tutti i sistemi aziendali: software di contabilità, software di gestione note spese e così permettere ad ogni insegna, ovunque sia presente nel mondo, di essere più efficiente senza compromessi in termini di tracciamento dei flussi finanziari e di sicurezza delle operazioni.

Dalla decisione su come allocare i fondi su progetti e per singola insegna fino alla esecuzione dei pagamenti con carta, dalla classificazione e riconciliazione automatica delle transazioni fino all’integrazione con le piattaforme di contabilità, Soldo fornisce in modo semplice e intuitivo una visione completa ed integrata della spesa per l’intera organizzazione: consente a dipendenti e dipartimenti di effettuare acquisti, dalla pubblicità ai software, dalle spese di viaggio all’e-commerce; controlla i costi impostando budget personalizzati e monitora le transazioni in tempo reale; si integra con i software di contabilità per automatizzare i report e risparmiare ore di lavoro; offre carte prepagate aziendali con budget e regole predefinite; automatizza la contabilità grazie all’esportazione di dati accurati su qualsiasi sistema in un paio di clic; velocizza la gestione dei pagamenti occasionali e i rischi dovuti alla condivisione delle carte aziendali emettendo carte virtuali monouso per i dipendenti.

 

Ci fa qualche esempio in concreto dei vantaggi?

Facciamo l’esempio di un cliente del mondo fashion, internazionale, che utilizza le nostre carte per gestire tutte le trasferte dei propri dipendenti, con un processo pienamente integrato con il sistema di nota spese utilizzato. In più, ha decine di carte aziendali che vengono utilizzate per la gestione della piccola cassa in ognuno dei negozi retail sparsi in tutto il mondo: ogni carta è assegnata ad uno store manager che può effettuare gli acquisti senza utilizzare il contante cash in cassa, semplificando molto la rendicontazione interna e assicurando una tracciatura perfetta di ogni spesa e di ogni acquirente.

La supervisione di più negozi o filiali rende più complicata la gestione delle spese e tenere traccia delle spese diventa più difficile quando le persone si trovano in edifici diversi, senza considerare che spostare il denaro richiede tempo ed è inefficiente.

Sostituire i contanti con le carte di pagamento di Soldo rende tutto automatizzato, tracciato e sicuro. Molti retailer si affidano ancora ai contanti per acquistare le necessità quotidiane: ma questo aggiunge rischi e rende più probabili gli errori amministrativi, richiedendo conteggi plurimi e tempo. Inoltre, i negozi sono sempre più cashless, e questo è un altro aspetto da non trascurare.

Soldo offre un’alternativa più sicura e flessibile. Utilizzando le carte Soldo, i team hanno sempre a disposizione i fondi quando ne hanno bisogno. Ed è impossibile che il denaro scompaia. Le carte prepagate offrono ai dipendenti la flessibilità di acquistare ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, mentre i team finanziari mantengono il controllo delle spese grazie a facili controlli. Inoltre, le carte possono essere intestate a singoli soggetti o a ruoli aziendali o ancora a dipartimenti, il che significa che ogni negozio può avere la propria carta per funzione di servizio, bypassando così il problema tipico del retail dell’alto turnover di personale. Chi è autorizzato, effettua l’acquisto e scatta una foto alla ricevuta o scontrino, aggiungendo l’IVA e una categoria di spesa. I vantaggi sono indubbi: Hai un imprevisto nel negozio di New York? Dalla sede centrale, sette giorni su sette, il team di finanza & controllo può fare un trasferimento di denaro immediato, che arriva nel tempo di un clic dall’altra parte del mondo, per fare fronte ad una spesa tanto imprevista quanto necessaria. Oppure come essere sicuri che i dati e i fondi della carta aziendale siano gestiti al meglio dall’agenzia o dal freelance esterno che si occupa della promozione del punto vendita investendo in geomarketing? Con Soldo tutto è facile, personalizzabile, sicuro e trasparente.

In più il nostro sistema permette di eliminare la maggior parte dei giustificativi cartacei: le copie digitali dei giustificativi sono salvati all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, con gli stessi contenuti di quella fisica e piena validità legale. Anche la ricerca, eseguibile per anno fiscale, data o mese, nominativo di colui che ha effettuato la spesa, voce di spesa o sua descrizione, rende facile l’accesso ai dati conservati che rimarranno presenti e disponibili per 10 anni dal loro inserimento nel sistema.